Para explicar la necesidad de aplicar las metodologías ágiles en gestión de proyectos complejos, suelo utilizar con los alumnos en la universidad, una versión adaptada (figura 1) de la matriz de Stacey (Stacey, R., 1996, “Complexity and Creativity in Organizations”). La sencillez de esta matriz es muy útil para entender que la creciente complejidad de los proyectos actuales de construcción requiere una nueva visión, nuevas metodologías y entender dónde establecer el foco según el problema al que nos enfrentemos. Este diagrama lo complemento con CYNEFIN, que como explicaré más adelante, ayuda a entender aspectos clave de la gestión en entornos complejos.
En este diagrama adaptado se establece una zona de proyectos simples, donde para realizar la planificación basta con recordar anteriores proyectos y utilizar datos fiables que conocemos. La certeza es total en cómo hacerlo y los requisitos están claros con el cliente, no hay dudas sobre lo que hacer, todos conocemos proyectos de este tipo. Pero existe un límite de complacencia ficticio que no se suele sobrepasar, por una autosatisfacción generada por exceso de confianza.
En proyectos complicados no tenemos todos los datos y comparamos con otras experiencias, se discuten los requisitos, recurrimos a expertos cuando no conocemos el cómo, analizamos los problemas y somos capaces de encontrar las soluciones a los imprevistos. Son proyectos con varias soluciones correctas sobre las que decidir y optimizar en cada caso.
En proyectos complejos no existen referencias conocidas, no sabemos cómo planificarlos, debemos trabajar con pruebas en las que desconocemos los resultados y que sólo así podremos llegar a otras soluciones complicadas. Los resultados son impredecibles, no hemos identificado las soluciones porque ha sido necesario experimentar. Es un entorno que necesita mayor creatividad y las metodologías ágiles son necesarias, permitiendo probar y aprender de los resultados a corto plazo.
Cuando estamos en un entorno caótico, no hay nada, no hay proyecto y se debe estabilizar la situación, tras la situación de crisis debemos establecer los primeros pasos para convertirlo en un entorno complejo, sprints cortos, tomas de decisión prioritarias muy claras.
figura 1.
Entorno de proyectos complejos
(basado en la matriz de Stacey)
En la figura 1, según el entorno donde nos encontremos, pondremos el FOCO en:
- SEGUIMIENTO. Monitorización racional de datos conocidos.
- NEGOCIACIÓN. Control de requisitos.
- EXPERTOS. Toma de decisiones críticas.
- DIÁLOGO. Debate del alcance, compromisos.
- INNOVACIÓN. Prácticas innovadoras de proyecto.
- PRUEBA Y ERROR. Camino a situación compleja.
- ANARQUÍA. Estado temporal.
- ESTABILIZACIÓN. Priorizar problemas.
Desde el punto 3 coexistimos en un entorno de complejidad cada vez más habitual en la industria de la construcción, y los enfoques de gestión tradicional no son efectivos, aquí necesitamos una mayor innovación, creatividad, aprendizaje continuo, valoración de los expertos especialistas que plantean estrategias diferentes, … sin embargo la mayor parte de la gestión de proyectos se sigue planteando con sistemas tradicionales que responden únicamente a los dos primeros puntos.
Evidentemente, este sencillo diagrama no incorpora puntos tan importantes que consideramos clave hoy en día en entornos complejos, como son las habilidades tecnológicas de los equipos, comunicación, cultura organizativa de las empresas, etc.
Un marco de trabajo interesante relacionado con estos entornos es CYNEFIN, creado por Snowden, D. J., (Figura 2) cuando trabajaba en IBM , como marco conceptual para la toma de decisiones en entornos complejos.
figura 2.
Snowden, D. J. & Boone, M. E. (November 2007)
“A Leader’s Framework for Decision Making”
CYNEFIN permite clasificar los problemas en cinco dominios, según el artículo citado anteriormente:
Simple, un contexto estable, donde se evalúan los hechos y se reponde a ellos. Complicado, que puede contener múltiples respuestas, donde se analiza y se responde. Complejo, donde se debe experimentar para crear patrones, se prueba, se detecta y se responde, es el entorno donde residen la mayor parte de las actividades tecnológicas actuales. Caótico, donde no tiene sentido buscar respuestas correctas porque cambian constantemente, se debe establecer un orden para transformar el caos por la complejidad. El quinto dominio es el del desorden, que se aplica cuando no está claro cual de los otros dominios es el predominante, se debe dividir la situación y asignar cada parte al resto de dominios, respondiendo apropiadamente a cada uno
Evidentemente, CYNEFIN salpica mi adaptación de los entornos de complejidad de la matriz de Stacey, pero una de las partes que más me interesa es la cercanía del caos a lo simple, ya que la complacencia provoca colapsos y grandes fracasos de muchos proyectos por reaccionar tarde. En estos proyectos los líderes se ven cegados a nuevas formas de gestionar y analizar, normalmente por visiones de experiencia anteriores y éxitos pasados que han sido sobrepasados por dinámicas más ágiles.
Sin embargo, si se observa la figura en detalle, existe un gran muro para pasar del caos a lo simple, por lo que se deberá recorrer el camino de lo caótico a lo complejo y a lo complicado. Pero sobre todo, CYNEFIN define empíricamente que existen problemas en los que conviven varios escenarios. El secreto es dividirlo y entender esos fragmentos para saber cómo abordarlo. Esta capacidad de moverse de entornos complejos a complicados es lo que ha provocado que este marco se utilice con tanta popularidad en comunidades de metodología agile.
En los proyectos con metodología BIM se tiende a utilizar marcos de trabajo en entornos complejos y recurrimos a metodologías ágiles que son capaces de adaptar el trabajo de los equipos a los diferentes dominios. Este sistema de gestión está trascendiendo en muchas ocasiones al resto de equipos de proyecto de construcción que colaboran dentro del entorno BIM. En cambio, grandes proyectos con líderes que habitan en ese límite de complacencia, caen en estados caóticos que difícilmente son capaces de encauzar, se enfrentan a desafíos complejos y la primera tentación es resolverlo con recetas tradicionales, fracasando en la labor de establecer una clasificación para los problemas que tienen enfrente.
Digital Transformation in Construction 