En la última versión de la Guía SCRUM, de noviembre de 2020, se incorpora el pensamiento Lean, dejando claro en la base de la teoría Scrum que se debe centrar en lo esencial y reducir los desperdicios.

La idea del concepto Lean es la entrega de valor al cliente sin desperdiciar nada y optimizando toda la cadena productiva. Durante la fase de diseño, el uso de herramientas Lean puede ayudar al equipo Scrum de Diseño a mejorar sus tareas en cada sprint e identificar actividades que no añaden valor al proyecto.

BIM está cambiando muchos de los procesos que mejoran el diseño y la construcción, pero frecuentemente nos encontramos flujos de trabajo complejos que pueden optimizarse mediante el pensamiento Lean, eliminando el desperdicio de cada una de las etapas de trabajo, buscando un fin común de las metodologías Agile, como es la creación de valor para el cliente. Estos principios fundamentales son:

  1. Definir el Valor para el cliente en el proyecto. El valor por el que está dispuesto a pagar no sólo el cliente externo, sino todos los que se incluyen en el flujo de trabajo.
  2. Identificar el flujo de Valor, con el objetivo de eliminar o reducir el desperdicio y las actividades que no generan valor, pero que son necesarias en las circunstancias actuales.
  3. Conseguir que el valor fluya, sin interrupciones ni retrasos.
  4. Establecer un sistema Pull, de control de la producción de manera que se produzca sólo lo necesario, en la cantidad necesaria y cuando el cliente lo necesite, según un sistema en el que las actividades aguas abajo marcan el ritmo de producción a las actividades aguas arriba.
  5. Perseguir la perfección, mediante la cultura de mejora continua y los ciclos PDCA, hacia un objetivo ideal de flujo continuo sin ningún tipo de desperdicio.
Principios fundamentales del pensamiento Lean

El equipo Scrum de diseño es ágil, se comunica mejor, es productivo y es responsable de crear incrementos útiles y de valor en el proyecto. Del equipo se espera adaptación al flujo de trabajo porque es transparente y permite la inspección. Además, hace visible su eficacia relativa de la gestión actual, de modo que se puede realizar mejoras en cada iteración de trabajo, buscando la mejora continua.

Sin duda, el rol clave es el Scrum Máster (SM), responsable de la efectividad y el liderazgo que sirve al equipo, y de que este se focalice en la generación de valor añadido, eliminando o minimizando aquellas actividades o restricciones que interrumpen el flujo.

¿Cuáles son los ochos desperdicios (MUDA en japonés) a eliminar en los equipos Scrum de diseño u oficina técnica de obra?

  1. El transporte innecesario. Desde el punto de vista de diseño se debe considerar que la información esté cerca del equipo, que no exista pérdida de tiempo en encontrarla.
  2. El exceso de Inventario. Que existan elementos pendientes del proyecto innecesarios en cada sprint, que no se vayan a utilizar, que ocupan tiempo y no aportan valor.
  3. Movimiento innecesario. El equipo de desarrollo no puede perder tiempo en buscar información, acceso a planos, enviar datos repetidos. Incluso la colocación del equipo Scrum y sus herramientas de trabajo evitan desperdicio.
  4. Espera. Cualquier tipo de espera es un desperdicio, y el SC tiene un papel clave para garantizar que las actividades fluyan durante el sprint, eliminar esperas en contestaciones o aprobaciones, y deben rediseñar los procesos para adaptarlos al proyecto.
  5. Sobreproducción. El equipo no debe desarrollar una tarea antes de que sea necesario, se debe eliminar el concepto de “por si acaso”. El Propietario de Producto (PO) debe tenerlo en cuenta en la priorización de la Pila de Producto (Backlog). Si existen demasiadas tareas en curso, empeora la fluidez del trabajo y existirá mayor tiempo de entrega. No se debe proporcionar información no esencial, modelado que no aporte en cada etapa, detalles innecesarios o planos poco prácticos. El método Kanban permite un buen control de trabajo en curso.
  6. Sobreprocesamiento. No se debe realizar más trabajo del necesario agregando elementos innecesarios que no requiera el cliente. El equipo Scrum debe reflexionar si cada uno de los elementos aporta valor a cliente y está dispuesto a pagar por ello.
  7. Defectos de Calidad. Los trabajos con defectos se deben reelaborar o desechar, por lo que es un desperdicio considerable, un trabajo mal hecho es la peor inversión posible, pero si existen productos defectuosos deben identificarse lo antes posible. El equipo Scrum conoce que la calidad nunca disminuye en un sprint y la retrospectiva debe ayudar a que mejore en el siguiente.
  8. Habilidades o talento. Uno de los mayores desperdicios es no aprovechar la experiencia, conocimiento o habilidades del equipo Scrum. Se debe alentar al equipo a que presenten soluciones y mejoras para el proyecto, y el SM debe proveer de la necesaria capacitación y herramientas apropiadas para dar valor a cada tarea.

El pensamiento Lean se incorpora en un marco Scrum cuando se convierte en parte de la cultura del equipo, centrándose en la productividad y en la calidad del proyecto, reduciendo o eliminando el desperdicio de todos los procesos. Un equipo Scrum debe centrarse en conseguir resultados de calidad a la primera y no dedicarse a arreglar problemas de anteriores tareas, debe centrarse en los entregables que aporten valor al cliente externo e interno.

Agradecimientos a Juan Felipe Pons por la ayuda a entender los conceptos clave de Lean Construction.

Referencias:

PONS ACHELL, JF. (2014). “Introducción a Lean Construction“. Fundación Laboral de la Construcción. Marzo 2014.

SCHWABER, K., y SUTHERLAND, J., (2020). “La guía SCRUM. La Guía Definitiva de Scrum: Las Reglas del Juego”, Noviembre 2020.